Projektmanagement
Auf dieser Seite werden innovative Formen des Projektmanagements diskutiert:
Issue Management - ein wichtiger Teil von Projektmanagement
Als Projektmanager hat man zu planen und zu steuern — und vor allem: Man hat dafür zu sorgen, dass nirgendwo Arbeit liegen bleibt. Letzteres ist damit verbunden, stets genau zu wissen, wo es derzeit hakt, und wer dort für den jeweils nächsten Schritt verantwortlich ist.Ohne Werkzeugunterstützung können aber nur relativ umfangreiche Aufgaben Gegenstand solcher Planung und Verfolgung sein: eben solche, wie man sie typischerweise in einem Projektplan genannt sieht.
Wenn aber große, komplexe Aufgaben nicht recht vorankommen, liegt das meist daran, dass eine ganze Reihe kleiner und kleinster Aufgaben nicht wirklich bearbeitet werden und man das zu lange nicht merkt, da sie sich — eben weil sie so klein sind — der gezielten Beobachtung durch den verantwortlichen Manager entziehen und da dieser schon allein aus Zeitgründen alle hier notwendigen Anstöße nicht wirklich geben kann.
Dieses Problem zu lösen bieten sich sogenannte Issue Tracking Systeme an, Systeme also, mit denen man eine große Zahl auch kleinster Aufgaben gut verwalten kann in dem Sinne, dass stets klar ist, wer — eine solche Aufgabe betreffend — den nächsten Schritt zu tun hat. Mehr noch: Issue Tracking Systeme ersetzen (nur auf der Mikroebene) sogar den Projektmanager, da sie in der Lage sind, den jeweils verantwortlichen nächsten Bearbeiter anzustoßen, wenn er nicht rechtzeitig tätig wird.
Mit anderen Worten: Ebenso wie Projektmanager auf Makroebene das Geschehen vorantreiben, können Issue Tracking Systeme dies auf Mikroebene tun — eben dort also, wo der Mensch im Wahrnehmen seiner Projektmanagementaufgabe an Grenzen stößt. Issue Tracking Systeme sind eine Fortentwicklung sogenannter Bug Tracking Systeme und lassen sich — anders als jene — einsetzen
- nicht nur für Fehlermanagement,
- sondern ganz grundsätzlich für das Verwalten und Verfolgen aller Aufgaben, an denen im schnellen Wechsel — unter Umständen über eine längere Zeit hinweg — mehrere Personen zu arbeiten haben (sogenannte Issues).
Warum sich Issue Management für alle Projektbeteiligten lohnt:
Erfassen, Verwalten und systematisches Verfolgen aller Issues sind notwendige Grundpfeiler für erfolgreiches Issue Management:Gerade in komplexen IT-Projekten gilt es — und das bereits in der Planungsphase — eine Vielzahl feingranularer Fragen und Planungsaufgaben zu koordinieren und zu lösen. In der Entwicklungsphase bis hin zur Betriebsphase treten darüber hinaus oftmals Fehler auf, die nicht sofort einem bestimmten System, einer bestimmten Applikation oder einem bestimmten Service zuordenbar sind. Anfangs ist unter Umständen sogar noch unklar, ob ein Fehler auf hardware- oder software-bedingte Mängel zurückzuführen ist.
Um diese Fragen, Planungsaufgaben oder Fehler auch noch nach Tagen, Wochen oder sogar Monaten nachvollziehen zu können und um stets genau zu wissen, in welchem Bearbeitungszustand sie sich gerade befinden, ist eine ganzheitliche Betrachtung des Themas Issue Management unerlässlich. Um zahlreiche Issues parallel zueinander schnell, effektiv und auch kostengünstig bearbeiten zu können sind notwendig:
- Systematische Erfassung
- Effektive Verwaltung
- Konsequente Verfolgung
Systematische Erfassung bedeutet:
- Strukturiertes Festhalten möglichst aller relevanten Informationen zu einem Issue.
- Sicherstellen der Nachvollziehbarkeit des Issues durch möglichst präzise Angaben.
- Klare Klassifizierung des Issues (als Task, Bug, Change Request, Feature Request).
Effektive Verwaltung hat zum Ziel:
- Konsolidieren erfasster Issues (Qualitätssicherung, z.B. Dublettenbeseitigung).
- Arbeiten mit einer einzigen Datenbasis als optimaler Kommunikationsgrundlage.
- Alle Bearbeiter müssen parallel zueinander — lesend und schreibend — auf dieser gemeinsamen Datenbank arbeiten können.
Konsequente Verfolgung ermöglicht:
- Zügiges Weiterreichen der Issue Tickets an dafür zuständige Firmen oder Personen.
- Schnelle Reaktion dieser Bearbeiter, und so
- schnelle, zielgerichtete Erarbeitung der Lösung.
|
Man erkennt: Wo bewusst ein möglichst reibungsloser, zügiger und damit auch kostengünstiger Projektverlauf angestrebt wird, kann auf derartiges Issue Management nicht verzichtet werden.
Notwendig ist dazu enge Zusammenarbeit aller am Projekt beteiligten Parteien: Kunde, Systemintegrator und Hersteller müssen in möglichst effizienter, zeitsparender Weise miteinander kommunizieren.Die dazu erforderlichen Schritte sind Aufgaben, die sich einfacher gestalten, wenn
- geeignetes Werkzeug zur Verfügung steht,
- Auftraggeber und Auftragnehmer es gemeinsam nutzen und
- beide sich auf einen gemeinsamen Prozess hierfür verständigt haben.
Wichtig also ist, dass Auftraggeber und Auftragnehmer alle Information, die sie erzeugen oder bearbeiten in der Absicht, sie in stets aktueller Fassung dem Partner zugänglich zu machen, in einem Datenspeicher ablegen, auf den sie beide Zugriff haben.
Gemeinsam Zugriff auf dieselbe Issue Datenbank zu haben bedeutet:
- Der Auftraggeber kann sich selbst zu jeder Zeit detailliert über den Bearbeitungszustand informieren. Er wird das Werkzeug deswegen gerne nutzen und einsehen, dass es Sinn macht, wenn er selbst dort Issues dokumentiert.
- Dadurch entfallen für den Auftragnehmer (Systemintegrator) gewisse zeitaufwändige Berichtspflichten und auch all jene Arbeiten, die eine ansonsten notwendige Zweiterfassung durch den Kunden gemeldeter Issues mit sich brächte.
- Wenn zudem auch den Subunternehmern (den Herstellern) Zugriff auf die Issue Datenbank ermöglicht wird — natürlich nur hinsichtlich der sie betreffenden Issues —, entfallen für den Generalunternehmer einige ansonsten notwendige Arbeiten: Seine Aufgabe hinsichtlich Issue Management reduziert sich dann auf Konsolidierung der Issues und auf Terminkontrolle.
Da Issue Management auch über die Unternehmensgrenze hinaus zu reichen hat, muss ein web-basiertes Werkzeug genutzt werden: ein System also, auf das jeder Beteiligte von jedem Ort aus, zu jeder Zeit, Zugriff hat: im eigenen Büro ebenso wie in den Büros der Partner oder etwa unterwegs auf Dienstreise.
Damit das Werkzeug in solchem Umfang einsetzbar ist, hat es rollenspezifische Sichten zu unterstützen. Auch sollte es in der Lage sein, von sich aus per e-Mail (in rollenspezifisch konfigurierbaren Abständen) Benachrichtigungen (sog. Alerts) abzusetzen: an nicht rechtzeitig tätig werdende Bearbeiter ebenso wie an für den Arbeitsfortschritt insgesamt verantwortliche Manager. Ihrer Form nach sind solche Alerts kurze Reports, die zeigen, wo gewünschter Arbeitsfluss stockt — sehr konkret gefasste Erinnerungen also.
|