Prozessmanagement
Der Schwerpunkt meiner Schriften zu diesem Thema liegt auf dem Erarbeiten und Diskutieren geeigneter Wege, IT-Projekte und IT-Betrieb erfolgreich zu machen (gezielter jedenfalls, als man das oft beobachtet).
Ausgangspunkt
Im 10. Report der Standish Gruppe ist nachzulesen, dass etwa zwei Drittel aller IT-Projekte nicht erfolgreich ablaufen: Viele bleiben nicht im geplanten Zeitrahmen, jedes vierte Projekt verursacht höhere Kosten als geplant. Ebenso werden im Verlauf vieler Projekte deren Inhalte wesentlich geändert. Als Gründe für das Scheitern bzw. die massiven Termin- und Budget-Überschreitungen werden i. d. R. schlechte Projektplanung, unzureichendes Projektcontrolling oder mangelhaftes Projektmanagement genannt.
Mindestens so ursächlich aber ist unzureichende Kenntnis der Prozesse des Kunden. Dabei betrifft solche Unkenntnis nicht nur den Auftragnehmer, sondern oft auch den Auftraggeber selbst: Viele Kunden unterschätzen bei Auftragsvergabe die Schwierigkeit, dem Vertragspartner (einem Generalunternehmer etwa) die in dem Projekt zu realisierenden oder zu optimierenden Prozesse transparent und verständlich zu machen. Wenn überhaupt, dann werden Prozesse vom Auftraggeber nur grob beschrieben — z.B. über Diagramme, die in der Regel zu wenig aussagen. Selbst wenn eine aufsatzartige Prozessbeschreibung vorliegt, lässt sie sich nicht ausreichend auf Vollständigkeit hin überprüfen. Wichtige Informationen erreichen den Auftragnehmer deswegen erst, nachdem das entstehende System schon konzipiert ist und man diesen Entwurf bereits weitgehend implementiert hat — zu Ende der Realisierungs-, in der Test- oder sogar erst in der Installationsphase. Dies führt dazu, dass vom Auftragnehmer zwangsläufig wenigstens teilweise ungeeignete Leistungen und Systemkomponenten angeboten werden. Die Korrektur solcher Fehler verursacht in vielen Fällen beim Auftragnehmer ebenso wie beim Auftraggeber immense Kosten für Nachbesserung.
Lösungsansätze
Meine Erfahrung zeigt, dass Prozessanalyse — verbunden mit übersichtlicher, exakter Dokumentation ihrer Ergebnisse — gut geeignet ist, Risiken und Kosten im Projekt beherrschbar zu halten. Erfahrungen aus einem Broadcast-IT-Großprojekt sind beschrieben in meiner Diplomarbeit:
Ihr Gegenstand ist die Diskussion optimaler Methoden und Wege zur hinreichend genauen Dokumentation von Geschäftsprozessen und Workflows im Fernsehen. Über Beispiele und in Diskussion konkreter Erfahrungen wird gezeigt, wie man zu einer allseits akzeptierten Kommunikationsgrundlage kommt, die notwendige Voraussetzung erfolgreichen Prozessmanagements ist.
Prozessmanagement in diesem Sinne soll Überwachung, Steuerung und Optimierung aller wichtigen Prozesse ermöglichen und soll auch Potenzial zu ihrer Automatisierung aufzeigen.
Basis der Arbeit sind Erfahrungen aus meiner freiberuflichen Tätigkeit als Consultant für Prozessmanagement im neuen digitalen Sendezentrum des Bayerischen Rundfunks. Zu meinen Aufgaben dort zählten Analyse, Modellierung und Dokumentation der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe bei der Fernsehproduktion sowie Anleitung und Beratung der Mitarbeiter verschiedener Abteilungen mit dem Ziel, dass sie selbst ihre Prozesse analysieren und dokumentieren können. Erreicht werden sollte, dass alle Ergebnisse, die man erarbeitet hat, in gut wartbarer Form einheitlich dargestellt sind. Sie sollten — als eine Art Betriebshandbuch — im Intranet der Sendeanstalt publizierbar sein, und es sollte klar werden, an welchen Stellen die Dokumentation der Prozesse und der Systemlandschaft noch lückenhaft war. Viele der vorgeschlagenen Verfahren haben ihre Nützlichkeit noch im Projekt selbst bewiesen, andere scheinen gut geeignet, weitere Verbesserung zu erreichen.
Bei Interesse an meiner Diplomarbeit nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf.